42 Prosedur Penanganan Kedatangan Tamu Tiba (Check In) 63 4.3 Aktivitas Receptionist Sebelum Tamu Datang 65 BAB 5 PELAYANAN BARANG BAWAAN TAMU 67 5.6 Prosedure Penanganan barang Bawaan Tamu Saat 74 Pindah Kamar (Room Change) 5.7 Prosedur During Individual Guest Departure 76 (Prosedure Penanganan Barang Bawaan Tamu PengertianProsedur Penanganan Pelayanan Housekeeping . Penanganan pelayanan housekeeping adalah semua aspek pelayanan yang diperlukan tamu sesuai dengan prosedur yang berlaku dan batas yang terkait dengan budaya tamu yang menginap dihotel. 2. Penanganan pindah kamar. c. Jenis pelayanan lain yang disediakan oleh housekeeping Adapun jenis Pemindahanbarang - Saat pemindahan barang haruslah selalu menggunakan metode yang benar dalam penanganan barang tamu untuk menghindari kerusakan. Meletakkan barang tamu di kamar yang baru - Dikamar yang baru, barang haruslah diletakkan ditempat yang sama seperti pada di kamar yang lama sewaktu belum dipindahkan. Antartamu ke kamar yang baru. Ketuk pintu kamar sebutkan identitas "Porter/Bellboy.please" 3x. Buka pintu perlahan-lahan, pastikan status kamar Vacant ready. Masuk ke kamar, buka tirai, cek semua lampu, TV dan hidupkan AC. Persilahkan tamu masuk ke kamar. Masukan barang-barang bawaan tamu dan tempatkan pada tempat yang semestinya. ProsedurPenanganan Barang Tamu Pindah Kamar • Permintaan pindah kamar disetujui Reception kemudian menghubungi belldesk. • Chief Porter memerintahkan bellboy untuk memindahkan barang. • Bellboy meminta Room Change slip dari Reception dan Bellboy errand card dari Bell Captain, beri tanda check list pada Room Change dan isi waktu dengan Lakukanprosedur yang sama seperti ketika menangani tamu tiba. Anda harus memperbaiki lokasi dan keadaan barang yang hendak dipindahkan. Anda juga harus memeriksa barang-barang yang hendak dipindahkan, dan barang-barang hotel yang mungkin terbawa kemudian memindahkan barang-barang dari kamar ke trolly. Prosedurtahapan penanganan check in untuk tamu perorangan adalah sebagai berikut: . 1. Tamu yang datang di hotel Setelah kendaraan pengantar mereka memasuki lobby, maka akan disambut oleh seorang doorman untuk membukakan pintu, menyampaikan selamat datang dan menawarkan untuk menurunkan barang bawaannya dari bagasi mobil. Setelah ada tanda persetujuan dari tamu, doorman akan meminta bellboy PengertianErrand Card Home Artikel Pengertian Errand Card. Pengertian Errand Card MenurutSoenarno (2006:87), Concierge merupakan petugas yang bertugas dibagian informasi, penanganan barang, penyambutan di gerbang hotel, pencarian tamu di hotel, Menangani semua barang bawaan tamu, baik ketika datang, saat pindah kamar maupun saat meninggalkan hotel; Prosedur melayani tamu perorangan dan barang bawaan saat check-in. Antar tamu ke kamar yang baru. • Ketuk pintu kamar sebutkan identitas "Porter/Bellboy.please" 3x. • Buka pintu perlahan-lahan, pastikan status kamar Vacant ready. Masuk ke kamar, buka tirai, cek semua lampu, TV dan hidupkan AC. • Persilahkan tamu masuk ke kamar. • Masukan barang-barang bawaan tamu dan tempatkan pada tempat yang semestinya. lsmdgk. Orang yang memiliki kewenangan dalam memberikan ijin bagi tamu-tamu yang ingin pindah kamar yaitu front office manager, assistant front office manager, chief of receptionist, jika tamu pindah kamar bell captain akan menerima catatan tamu pindah kamar room or rate change dari reception, kemudian bell captain akan menugaskan bellboy untuk membantu tamu pindah kamar dan menerima kunci kamar yang baru dan akan diberikan kepada tamu. Adakalanya tamu telah mengemas barang-barangnya, hal ini akan memudahkan bellboy untuk memindahkan barang tamu dengan cara Memeriksa penempatan barang petugas bellboy harus memeriksa kembali lokasi atau tempat dimana barang diletakkan sebelum dipindahkan ke kamar yang baru. Pemeriksaan dalam hal ini juga termasuk keadaan barang. Memeriksa barang milik tamu yang tertinggal atau barang milik hotel yang rusak sebelum memindahkan barang milik tamu ke kamar yang baru, maka petugas bellboy memeriksa apakah ada barang milik tamu yang tertinggal. Disamping itu bellboy juga harus memeriksa apakah terdapat barang milik hotel yang rusak, seperti; kaca, washbasin, asbak, pintu lemari dsb. Pemindahan barang saat pemindahan barang haruslah selalu menggunakan metode yang benar dalam penanganan barang tamu untuk menghindari kerusakan. Meletakkan barang tamu di kamar yang baru di kamar yang baru, barang haruslah diletakkan ditempat yang sama seperti pada di kamar yang lama sewaktu belum dipindahkan. Barang juga dapat diletakkan ditempat-tempat yang semestinya seperti; closet, dresser desk, luggage rack, folding luggage rack. Menandatangani room change or rate form jika proses pindah kamar telah selesai, maka bellboy akan menandatangani room change or rate form, formulir ini dibuat beberapa rangkap, yang akan didistribusikan kepada FO cashier, operator telephone, housekeeping, laundry, reception. Mengembalikan kunci kamar yang lama bellboy harus mengembalikan kunci kamar tamu yang lama kepada reception Mengembalikan bellboy errand card kepada bell captain setelah bellboy errand card dilengkapi, maka akan diserahkan kembali kepada bell captain untuk dicap tanggal dan waktu. Home Ilmu Perhotelan Prosedur dalam Penangan Barang Tamu yang Ketinggalan di Hotel Prosedur untuk mencatat lokasi, tanggal, dan waktu kehilangan dan pengembalian barang staf harus diperintahkan untuk mengembalikan barang-barang milik tamu yang tertinggal di kamar kepada penyelia/bagian housekeeping barang-barang berharga seperti kamera, dompet, perhiasan, dokumen perjalanan dan lain-lain harus dilaporkan segera ke bagian housekeeping barang-barang berupa makanan harus ditangani oleh petugas housekeeping yang akan membawanya ke bagian yang bersangkutan, seperti minuman beralkohol yang bukan milik mini bar barang-barang temuan harus diberi label yang jelas sesuai informasi mengenai nomor kamar, tanggal dan waktu ditemukan, ciri-ciri/isi, gambaran/identitas penemu keterangan dan gambaran mengenai barang-barang dicatat dalam Buku Kehilangan dan Penemuan’ barang harus disimpan dengan aman hingga dikembalikan kepada pemiliknya pada sebagian besar kasus, hotel harus berusaha menghubungi tamu jika tamu masih berada di area hotel dan mengembalikan barang sesegera mungkin barang-barang tersebut tidak boleh dikembalikan sebelum diperoleh bukti-bukti kongkrit mengenai menemukan pemilik yang sebenarnya. Ketika barang dikembalikan kepada pemilik atau orang yang berhak, catatan harus dilengkapi dan ditanda tangani oleh orang yang menerima barang. Prosedur ini dapat berubah sesuai dengan Standar Operasi Prosedur dari setiap perusahaan. Daftar barang tamu yang ditemukan Berikut ini adalah nomor yang ditulis masuk yang menyediakan referansi silang dengan dokumen-dokumen lain. Waktu masuk barang yang dibuat di daftar. Waktu dan tempat barang ditemukan. Gambaran secara fisik barang Nomor registrasi jika salah satu digambarkan atau dilampirkan dan perkiraan nilai barang Menghubungi secara lengkap identitas penemu juga catat apakah orang tersebut ingin mengklaim barang jika pemilik asli tidak ditemukan Nomor tanda terima, dan identitas orang yang mempunyai masalah. Tempat dimana barang itu sedang disimpan Kolom ini untuk mencatat apa yang terjadi terjadi pada barang. Daftar penemuan barang harus diamankan oleh penyelia atau pihak keamanan, yang harus diinformasikan mengenai penemuan barang apapun. Daftar barang tamu yang hilang Merupakan urutan nomor masuk yang berurutan yang dapat diperiksa silang dengan dokumen lain. Waktu ketika catatan dibuat. Gambaran fisik barang, dan perkiraan nilai. Keterangan lengkap tentang pemilik barang. Keterangan lengkap tentang penemu barang. Waktu kehilangan barang. Lokasi perkiraan kehilangan barang. Keterangan mengenai usaha apa saja yang telah dilakukan untuk menemukan pemilik barang. Daftar kehilangan barang tamu harus disimpan dengan daftar penemuan barang tamu dan buku penerimaan barang juga disertai dengan label barang. Idealnya, barang-barang diamankan oleh petugas penyelia atau kepala keamanan, yang mana harus selalu diinformasikan mengenai kehilangan barang milik tamu. Prosedur-prosedur klaim Prosedur berikut harus diikuti oleh seluruh staff ketika berurusan dengan klaim barang Staff harus memeriksa apakah barang sudah disimpan, dan pemilik harus diinformasikan Tamu yang mengklaim barang hak milik harus menyebutkan keadaan barang yang hilang tersebut kepada staff Jika akan mengembalikan barang berhargapenyelia atau pihak keamanan yang sedang bertugas dihubungi untuk diberi wewenang menyelesaikan persoalan ini, tamu yang mengklaim barang diminta untuk memberi keterangan/identifikasi barang dengan jelas, tamu harus menandatangani dan memasukkan tanggal yang tepat pada daftar dan label barang hak milik yang ditemukan, kemudian penyelia memberikan tanda tangan sebagai yang menyetujui. Kolom yang bertanda Upaya Penyelesaian’ di dalam daftar penemuan barang kemudian harus dilengkapi. Setiap saat, staf hotel dapat menerima informasi mengenai kehilangan dan penemuan barang melalui telepon, karena tamu tidak menyadari telah kehilangan/menemukan barang sampai mereka meninggalkan tanpa alasan untuk melapor melalui telepon, penting bahwa staf memperoleh informasi yang tepat dari orang pertama yang berikut ini harus ditanyakan dengan kaitannya dengan penemuan atau kehilangan barang milik tamu melalui telepon. Siapa Identitas lengkap penelepon nama, alamat, dan alamat yang dapat dihubungi Apa Barang apa yang ditanyakan, termasuk gambaran dan nomor seri barang Kapan Waktu penemuan atau kehilangan barang, termasuk tanggal dan jam Dimana Lokasi penemuan barang selengkap mungkin Kenapa Alasan penelpon tidak dapat melaporkan kejadian tersebut secara langsung Berapa banyak Perkiraan nilai barang yang ditemukan Sebelum memulai pekerjaan pada awal shift, setiap porter bellboy harus melakukan persiapan meliputi 1. Membaca Log Book untuk menindak lanjuti pekerjaan shift sebelumnya. Log Book adalah buku catatan kejadian yang telah dicatat oleh shift sebelumnya. 2. Membaca daftar tamu tiba dan berangkat Today's Arrival List, Today's Departure List, Group List and VIP List 3. Memeriksa Luggage Trolley Luggage cart yang akan digunakan dalam bekerja. Luggage Trolley Luggage cart adalah kereta barang yang digunakan oleh Porter bellboy untuk membawa barang bawaan tamu. 4. Mengikuti intruksi-intruksi khusus. 5. Melakukan koordinasi dengan departemen lain. 6. Persiapan material dan supplai.